Nettbutikkordrer og regnskapsføring

Under er en beskrivelse av hvordan systemet teknisk sett fungerer og hva som er vanlige rutine for regnskapsføring. 

Butikkene må alltid rådføre seg med sin regnskapsfører om hvordan inntekter og transaksjoner fra nettbutikken skal føres. 

 

Felles for alle nettbutikker og datakasser

  • Det er datakassen som er utgangspunktet for all regnskapsføring. Ordrer må alltid registreres i datakassen, enten det skjer med automatisk overføring eller manuell innlegging av hver ordre. Dette er nødvendig for å oppdatere lager i datakassen etter et nettsalg. Det gjør også rutinene enklere for regnskapsfører. 
  • Salget fra nettbutikken registreres normalt i datakassen enten ved bruk av et fast kundenummer ("webkunde"). I henhold til forskrift om bokføring kan «Tilfeldige kjøp og salg kan spesifiseres på henholdsvis felles leverandørkonto og felles kundekonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas.». https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-12-01-1558. 
  • Fraktinntekter fra nettbutikken registreres på et fast "Fraktprodukt"
  • Betalingsmetode i datakassen kan enten settes som "Nettbutikk" eller man kan opprette egne betalingsmetoder for "Stripe", "Vipps på nett" eller "Klarna". Egne betalingsmetoder er mer effektivt når det er et stort antall ordrer.
  • Det er vanlig å gi regnskapsfører tilgang til Vippsportalen, Klarna og til Stripe for å hente ut rapporter. Se instrukser per betalingsmåte nedenfor. 
  • "Betal i butikk" ordrer føres som et vanlig salg i fysisk butikk. 
  • Regnskapsfører vil normalt avstemme salg fra nettbutikken med mottatt beløp fra hver av betalingsmåtene. Det er altså rapporter fra datakassen og hver betalingsmetode som er utgangspunktet for avstemming. Dette skyldes at butikker kan gjøre manuelle endringer på varer og ordrer i datakassen som da ikke vil stemme med det som skjer i nettbutikken.

Rapporter i nettbutikken 

I Admin > Rapporter finnes en regnskapsrapport. Denne rapporten er laget for å hjelpe regnskapsførere å avstemme salget i nettbutikken mot datakassen. 

  • Samme ordre kan sendes i flere forsendelser og opptre flere ganger i listen. For de fleste butikker vil forsendelsesdato være samme dato som omsetningen er registrert i datakassen.
  • Ved Excel eksport vil betalingstype være inkludert. Benytt rapporter fra betalingsleverandørene for å avstemme betalinger mottatt

Rapporten vil ikke alltid stemme 100% med det som er i registert i datakassen. Dette kan skyldes: 

  • Butikken kan belaste og refundere direkte i Klarna/Vipps. Da vil ikke nettbutikken bli oppdatert og det blir avvik.
  • Butikken kan bruke "refunder" knappen i nettbutikken uten å føre en retur. Da vil det også blir avvik. 
  • Det kan være en feil i overføringen til datakassen slik at ordren ikke kommer over. De vil stå som "ikke sendt" i rapporten. Det er mulig å reeksportere ordren, men da blir det på et annet tidspunkt enn dato i Klarna/Vipps/Stripe

I Admin > Rapporter vises også to ulike salgsrapporter.  Salgsrapporter viser salget ditt og inntjeningen baser på alt du har gjort av markedsføring, kampanjer etc en måned. Den skal du bruke for å se hvor mye penger du tjener og returrater

  • Forskjellen på regnskapsrapporten og salgsrapporten er skyldes returer:

    • Eksempel: Dersom ordredato for en ordre på 3000 kroner er 25. august, og en av varene til kr 1000 blir returnert 7 september, vil salgsrapporten og regnskapsrapporten vise ulike summer for august og september.

    • Salgsrapporten vil vise kr 3000 i salgsinntekt 25 august minus retur på 1000 kroner = 2000 i salg for 25. august. Totalsum for August vil altså kunne endres basert på eventuelle returer i påfølgende måned. 

    • Regnskapsrapporten, datakassen og Vipps/Klarna/Stripe vil vise kr. 3000 i salgsinntekt den 25. august, og et negativt salg på kr 1000 den 7. september.  

Stripe - Rapporter og hvordan legge til brukere


Vipps - Rapporter og hvordan legge til brukere

  • Logg inn på https://portal.vipps.no/ med bankid
  • Klikk på "Rapporter" og last ned oppgjørsapporter for ønsket tidsperiode
  • Inviter Regnskapsfører:
    • Klikk på "Brukertilganger"
    • Klikk "+ Legg til bruker"
    • Legg inn telefonnummer, gi lesetilgang og inviter


Klarna - Rapporter og hvordan legge til brukere

  • Logg inn på eu.portal.klarna.com
  • Klikk på "Oppgjør" for å hente ut rapporter
  • Inviter regnskapsfører til Klarnaportalen:
    • Klikk på "Brukere"
    • Klikk på "+ Inviter bruker"
    • Legg inn regnskapsførers epostadresse og velg rolle "Oppgjør"


Under er spesifikke retningslinjer for ulike datakasser:

Ordrebehandling i Front Systems

  • Salgsordrer fra nettbutikken overføres automatisk til Front Systems og returer sendes som negative ordrer.
  • Butikken kan selv bestemme om ordrer skal overføres med en gang de er betalt, eller når varene sendes. Dette endres i Konfigurasjon > Butikkinnstillinger. Scroll ned til "Datakasse - API Innstillinger - Front Systems" og huk av for "Eksporter ordrer når varer sendes". Dersom dere ønsker å få juster lager umiddelbart etter mottak av ordre lar dere denne innstillingen være uten avkryssing.
  • All lagersynkronisering skjer mot det vanlige butikklageret, men alt salg vil registreres i en egen "Webshop" butikk i Front Systems. Når en ordre eksporteres til Front Systems overføres varen til "Webshop" butikken og salg registreres der. Det samme skjer ved returer.  "Webshop" butikken opprettes av Front Systems når de sette opp API nøkler for integrasjonen.
  • Betalingsmåter er ferdig definert i Front systems. Gå til "webshop" butikken i Front Systems for å hente ut salgsrapporter per betalingsmåte. Disse benyttes for å avstemme mot hver betalingsmetode.  

Ordrebehandling i Duell

  • Alle betalte ordrer overføres som kundeordrer til Duell. Varelager reserveres i Duell.
  • Butikken kan selv bestemme om ordrer skal overføres med en gang de er betalt, eller når varene sendes. Dette endres i Konfigurasjon > Butikkinnstillinger. Scroll ned til "Datakasse - API Innstillinger - Duell" og huk av for "Eksporter ordrer når varer sendes". Dersom dere ønsker å få juster lager umiddelbart etter mottak av ordre lar dere denne innstillingen være uten avkryssing.
  • Returer overføres automatisk som negative ordrer til Duell.
  • For hver kundeordre må salget overføres til kassen før betalingsmetode angis der. Dette gjør at nettbutikksalget kommer på dagsoppgjøret hver dag. Klikk her for å lese hvordan kundeordre overføres til kassen i Duell.  

Ordrebehandling i PCK

  • Alle betalte ordrer overføres til PCK som ferdigmeldte ordrer. Butikken trenger ikke å gjøre noe mer med ordrene i PCK.
  • Det settes automatisk opp betalingstyper i PCK for Klarna, Vipps og kredittkort/Stripe. Det gjør det enklere å avstemme regnskapet mot hver betalingstype.
  • Returer føres manuelt på webkunde i PCK
  • For regnskapsføring må butikken hente ut rapporter over salg på enten webkunde eller medarbeider som er definert for nettbutikken. 
  • På PCK > Regnskap > Webjournal kan en også se alle order. Legg til kolonner for betalingsmåte og ekstern referanse for å full oversikt.  

Ordrebehandling i Smartstore

  • Alle betalte ordrer overføres automatisk til Smartstore
  • Butikken må sluttbehandle hver ordre i Smartstore
  • Nettbutikkens ordrer skilles enten ved en egen kundenummerserie og ordrenummerserie i Smartstore eller det kan settes et fast kundenummer. Sistnevnte gjøres i Admin > Konfigurasjon > Butikkinnstillinger
Følg