Nettbutikkordrer og regnskapsføring
Under er en beskrivelse av hvordan systemet teknisk sett fungerer og hva som er vanlige rutiner for regnskapsføring.
Butikkene må alltid rådføre seg med sin regnskapsfører om hvordan inntekter og transaksjoner fra nettbutikken skal føres.
Gi regnskapsfører tilgang til nettbutikken
Regnskapsføreren kan få tilgang til rapporter i nettbutikken uten å få mulighet til å endre API-nøkler for betalingsløsninger.
Opprett regnskapsføreren som kunde under Admin > Kunder > Kunder, eller be regnskapsføreren registrere seg via butikkens registreringsside.
Finn brukeren i kundelisten og klikk Rediger.
Tildel rollen Store staff, og klikk Oppdater.
Regnskapsføreren kan deretter logge inn via butikkens admin-adresse og hente rapporter under Admin > Rapporter.
Vi anbefaler rollen Store staff. Den har de samme tilgangene som Store administrator, men kan ikke endre API-nøkler for betalingsløsninger.
Regnskapsføreren bør i tillegg få lesetilgang til Stripe, Vipps og Klarna for å hente oppgjørsrapporter. Se fremgangsmåtene nedenfor.
Felles for alle nettbutikker og datakasser
Det er datakassen som er utgangspunktet for all regnskapsføring. Ordrer må alltid registreres i datakassen, enten det skjer med automatisk overføring eller manuell innlegging av hver ordre. Dette er nødvendig for å oppdatere lager i datakassen etter et nettsalg. Det gjør også rutinene enklere for regnskapsfører.
Salget fra nettbutikken registreres normalt i datakassen ved bruk av et fast kundenummer ("webkunde"). I henhold til forskrift om bokføring kan «Tilfeldige kjøp og salg kan spesifiseres på henholdsvis felles leverandørkonto og felles kundekonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas.». https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-12-01-1558.
Fraktinntekter fra nettbutikken registreres på et fast "Fraktprodukt".
Betalingsmetode i datakassen kan enten settes som "Nettbutikk", eller man kan opprette egne betalingsmetoder for "Stripe", "Vipps på nett" eller "Klarna". Egne betalingsmetoder er mer effektivt når det er et stort antall ordrer.
Det er vanlig å gi regnskapsfører tilgang til Vippsportalen, Klarna og Stripe for å hente ut rapporter. Se instrukser per betalingsmåte nedenfor.
"Betal i butikk"-ordrer føres som et vanlig salg i fysisk butikk.
Regnskapsfører vil normalt avstemme salg fra nettbutikken med mottatt beløp fra hver av betalingsmåtene. Det er rapporter fra datakassen og hver betalingsmetode som er utgangspunktet for avstemming. Dette skyldes at butikker kan gjøre manuelle endringer på varer og ordrer i datakassen som da ikke vil stemme med det som skjer i nettbutikken.
Rapporter i nettbutikken
I Admin > Rapporter finnes en regnskapsrapport. Denne rapporten er laget for å hjelpe regnskapsførere å avstemme salget i nettbutikken mot datakassen.
Samme ordre kan sendes i flere forsendelser og opptre flere ganger i listen. For de fleste butikker vil forsendelsesdato være samme dato som omsetningen er registrert i datakassen.
Ved Excel-eksport vil betalingstype være inkludert. Benytt rapporter fra betalingsleverandørene for å avstemme mottatte betalinger.
Rapporten vil ikke alltid stemme 100 % med det som er registrert i datakassen. Dette kan skyldes:
Butikken kan belaste og refundere direkte i Klarna eller Vipps. Da vil ikke nettbutikken bli oppdatert, og det blir avvik.
Butikken kan bruke Refunder i nettbutikken uten å føre en retur. Da vil det også bli avvik.
Det kan være en feil i overføringen til datakassen slik at ordren ikke kommer over. Ordren vil stå som "ikke sendt" i rapporten. Det er mulig å reeksportere ordren, men da blir den registrert på et annet tidspunkt enn datoen i Klarna, Vipps eller Stripe.
I Admin > Rapporter vises også to ulike salgsrapporter. Salgsrapportene viser salget og inntjeningen basert på markedsføring, kampanjer og andre aktiviteter i en måned. De brukes for å se inntjening og returrater.
Forskjellen på regnskapsrapporten og salgsrapporten skyldes returer:
Eksempel: Dersom ordredato for en ordre på 3000 kroner er 25. august, og en av varene til 1000 kroner blir returnert 7. september, vil salgsrapporten og regnskapsrapporten vise ulike summer for august og september.
Salgsrapporten vil vise 3000 kroner i salgsinntekt 25. august minus retur på 1000 kroner, altså 2000 kroner i salg for 25. august. Totalsummen for august vil dermed kunne endres basert på returer i påfølgende måned.
Regnskapsrapporten, datakassen og Vipps, Klarna eller Stripe vil vise 3000 kroner i salgsinntekt 25. august og et negativt salg på 1000 kroner 7. september.
Stripe - Rapporter og hvordan legge til brukere
Rapporter over nåværende balanse og utbetalinger finner du her: https://dashboard.stripe.com/balance/overview
Rapporter for å avstemme månedlige utbetalinger finner du her: https://dashboard.stripe.com/reports/reconciliation. Det er normalt rapporten "Payout Reconciliation" i formatet "itemized" regnskapsfører trenger. Klikk Schedule for å sette opp fast oversendelse av rapport på e-post.
Inviter regnskapsfører:
Klikk + New Member.
Velg View Only og legg inn e-postadressen til regnskapsføreren.
Vipps - Rapporter og hvordan legge til brukere
Logg inn på https://portal.vipps.no/ med BankID.
Klikk Rapporter og last ned oppgjørsrapporter for ønsket tidsperiode.
Inviter regnskapsfører:
Klikk Brukertilganger.
Klikk + Legg til bruker.
Legg inn telefonnummer, gi lesetilgang og inviter.
Klarna - Rapporter og hvordan legge til brukere
Logg inn på portal.klarna.com.
Klikk på Oppgjør for å hente ut rapporter.
Inviter regnskapsfører til Klarnaportalen:
Klikk Brukere.
Klikk + Inviter bruker.
Legg inn regnskapsførerens e-postadresse og velg rollen Oppgjør.
Under er spesifikke retningslinjer for ulike datakasser:
Ordrebehandling i Front Systems
Salgsordrer fra nettbutikken overføres automatisk til Front Systems, og returer sendes som negative ordrer.
Butikken kan selv bestemme om ordrer skal overføres med en gang de er betalt, eller når varene sendes. Dette endres i Konfigurasjon > Butikkinnstillinger. Bla ned til "Datakasse - API Innstillinger - Front Systems" og huk av for "Eksporter ordrer når varer sendes". Dersom dere ønsker å justere lager umiddelbart etter mottak av ordre, lar dere denne innstillingen være uten avkryssing.
All lagersynkronisering skjer mot det vanlige butikklageret, men alt salg vil registreres i en egen "Webshop"-butikk i Front Systems. Når en ordre eksporteres til Front Systems, overføres varen til "Webshop"-butikken og salget registreres der. Det samme skjer ved returer. "Webshop"-butikken opprettes av Front Systems når de setter opp API-nøkler for integrasjonen.
Betalingsmåter er ferdig definert i Front Systems. Gå til "Webshop"-butikken i Front Systems for å hente ut salgsrapporter per betalingsmåte. Disse benyttes for å avstemme mot hver betalingsmetode.
Ordrebehandling i Duell
Alle betalte ordrer overføres som kundeordrer til Duell. Varelager reserveres i Duell.
Butikken kan selv bestemme om ordrer skal overføres med en gang de er betalt, eller når varene sendes. Dette endres i Konfigurasjon > Butikkinnstillinger. Bla ned til "Datakasse - API Innstillinger - Duell" og huk av for "Eksporter ordrer når varer sendes". Dersom dere ønsker å justere lager umiddelbart etter mottak av ordre, lar dere denne innstillingen være uten avkryssing.
Returer overføres automatisk som negative ordrer til Duell.
For hver kundeordre må salget overføres til kassen før betalingsmetode angis der. Dette gjør at nettbutikksalget kommer på dagsoppgjøret hver dag. Les hvordan kundeordre overføres til kassen i Duell.
For å finne ut hvilken ordre som tilhører en Z-rapport, kan du gå til alle innslag i administrasjonspanelet på den aktuelle dagen, finne salget og hente opp kundeordren.
Ordrebehandling i PCK
Alle betalte ordrer overføres til PCK som ferdigmeldte ordrer. Butikken trenger ikke å gjøre noe mer med ordrene i PCK.
Det settes automatisk opp betalingstyper i PCK for Klarna, Vipps og kredittkort eller Stripe. Det gjør det enklere å avstemme regnskapet mot hver betalingstype.
Returer føres manuelt på webkunde i PCK.
For regnskapsføring må butikken hente ut rapporter over salg på enten webkunde eller medarbeider som er definert for nettbutikken.
På PCK > Regnskap > Webjournal kan du også se alle ordrer. Legg til kolonner for betalingsmåte og ekstern referanse for å få full oversikt.
Ordrebehandling i Smartstore
Alle betalte ordrer overføres automatisk til Smartstore.
Butikken må sluttbehandle hver ordre i Smartstore.
Nettbutikkens ordrer skilles enten ved en egen kundenummerserie og ordrenummerserie i Smartstore, eller det kan settes et fast kundenummer. Sistnevnte gjøres i Admin > Konfigurasjon > Butikkinnstillinger.